Kisi-Kisi Membuat Press Kit yang Baik dan Benar Bagi Musisi!
Dua hari lalu melalui platform Twitter, kami tanpa bertujuan menjadi viral mendapat banyak perhatian akibat utas (thread) yang kami buat mengenai band/musisi yang asal-asalan dalam mengirimkan press kit materi mereka kepada awak media. Kami sebagai salah satu corong yang membantu penyebaran berita tentang karya para musisi, terutama musisi independen merasa bertanggung jawab untuk mengedukasi dan mengajak berbagai pihak untuk belajar bersama tentang bagaimana tata cara mengirim materi yang baik dan benar melalui email (surel). Banyak kasus yang kami jumpai adalah materi yang lumayan atau bahkan bagus tertutupi oleh teknik mengirim email yang buruk. Beberapa contohnya akan kami lampirkan pada gambar di bawah ini tanpa menyebutkan pihak-pihak terkait tentu saja. Lalu, apa pengaruhnya mengirim email dengan format yang baik dan benar dengan kemungkinan karyamu terekspos ke khalayak ramai? Sedikit banyak, para jurnalis atau media akan menaruh perhatian lebih besar pada email yang menarik perhatian dan membawa nilai plus dibanding mereka yang mengirim email dengan format biasa saja atau salah. Kami akan memberikan beberapa kisi-kisi bagaimana mengirimkan press kit via email yang baik dan benar yang bisa membantu karyamu tersebar lebih efektif ke para kuli tinta.

- Subyek (Subject)
Kolom ini seringkali diabaikan atau digunakan secara kurang maksimal padahal fungsi subyek mirip dengan headline dalam pemberitaan. Fungsinya adalah merebut perhatian para media dan jurnalis yang menerima lebih dari 10 email dari berbagai musisi tiap harinya. Subyek yang baik sepatutnya mencantumkan nama musisi serta judul karya mereka baik itu adalah single, video klip, album, serial web, atau lain-lain. Sebaiknya subyek tidak lebih dari 1 kalimat pendek dan kamu bisa mencantumkan [SIARAN PERS] di awal kalimat jika email berisi siaran pers, [SINGLE] apabila email berisi lagu dan seterusnya. Jangan, dalam kondisi apapun, memasukkan berparagraf-paragraf isi body email pada kolom subyek yang merupakah kesalahan yang sungguh fatal. Apalagi menggunakan kolom ini untuk menjawab pertanyaan dari email yang kamu dapatkan.
- To/CC/BCC
Kamu pasti sudah familiar dengan kolom resipien yang berisikan alamat email dari para jurnalis atau media yang kamu tuju. Namun tiga opsi tersebut memiliki fungsi berbeda dan sepertinya banyak yang belum mengetahui dan memanfaatkannya dengan benar. Kolom To akan mengirimkan email kalian secara langsung pada resipien dan bisa berisi lebih dari 1 alamat. Akan tetapi untuk tujuan menyebar email karyamu sebanyak-banyaknya dengan opsi To sepertinya sedikit kurang profesional. Kelemahan opsi ini adalah seluruh kontak yang kamu kirimkan materi akan terlihat oleh resipien. Di jaman serba materialistis sekarang ini, alamat email para media atau jurnalis bisa jadi aset yang penting jadi yakinlah untuk menyimpannya untuk kepentingan di masa depan dan jangan dengan mudah menyebar kontak orang lain lewat kolom To.
Opsi CC hampir mirip dengan opsi To akan tetapi CC yang merupakan singkatan dari Carbon Copy mengindikasikan bahwa resipien bukanlah tujuan utama pengiriman email. Penerima email dengan opsi CC ini tetap bisa melihat resipien utama yang kalian cantumkan di opsi To. Biasanya kolom CC bisa digunakan untuk mencantumkan email dari label atau manager musisi sehingga para media juga bisa mengetahui alamat email mereka. Opsi BCC adalah pilihan yang kami sarankan ketika mengirim email dalam jumlah ratusan bahkan ribuan. Akronim dari Blind Carbon Copy ini memungkinkan kamu untuk mengirim ratusan atau ribuan email tanpa mengekspos seluruh daftar kontak kalian. Resipien hanya bisa melihat alamat mereka sendiri. Salah satu poin plus bagi opsi BCC adalah memberikan ilusi bahwa kalian mengirimkan email hanya ke satu media/jurnalis saja dan bisa jadi menarik perhatian mereka untuk memuat beritamu.
- Badan Surat (Body Email)
Bagian badan email atau body email ini sesuai dengan namanya sudah seharusnya berisi esensi dari email. Kami banyak menemukan kasus para musisi yang meninggalkan body email ini dalam keadaan kosong tanpa mencantumkan tujuan mereka. Body email berfungsi sebagai abstrak alias kesimpulan dari tujuanmu mengirimkan email tersebut kepada awak media. Body email yang baik seharusnya tidak lebih dari 2 – 3 paragraf pendek dan berisi informasi yang paling penting seperti identitas musisi; bagaimana, di mana, dan kapan karya kalian bisa dinikmati; serta tujuan kalian mengirimkan email, apakah untuk dibantu penyebarannya, diulas, atau dinikmati saja.
Jujur saja, sebagai media kami sangat terbantu dengan body email yang rapi, padat, dan fungsional karena kami sudah tau apa isi siaran pers tanpa harus membaca 1 atau bahkan lebih halaman dari puluhan musisi tiap harinya. Jika kalimat dalam body email terlihat menjanjikan, tentu saja kami akan mengunduh lampiran atau mengetuk tautan yang disertakan. Hal penting lainnya adalah sebaiknya kalian mencantumkan nomor kontak manager, publisis, atau personel band yang bisa dihubungi karena korespondensi lewat email terkadang memakan waktu lama. Pembubuhan nomor kontak ini juga sangat membantu para jurnalis yang ingin bertanya lebih jauh tentang karya yang dikirimkan atau bahkan melakukan wawancara eksklusif.
- Lampiran (Attachment)
Kolom ini berfungsi mencantumkan file-file yang berisikan karya, profil, foto, dan artwork karya yang menjadi bahan pokok para penulis untuk membuat artikel. Tanpa lampiran yang lengkap dan jelas, para penulis diharuskan mencari sendiri informasi tambahan tentang musisi yang bisa memakan waktu tidak sedikit. Perlu diingat, para jurnalis selalu bergulat dengan tenggat waktu jadi ringankan tugas mereka dengan mencantumkan bahan-bahan yang dibutuhkan. Apabila ukuran file terlalu besar, kalian juga bisa mengemasnya dalam bentuk tautan Google Drive, Dropbox, WeTransfer, dan lain-lain. Melakukan kompresi berbagai file dalam satu folder zip juga bisa dijadikan pilihan.
Tips Membuat Email yang EFEKTIF DAN EFISIEN
- Estetika adalah Kunci
Email yang berisikan deretan huruf tanpa visualisasi yang menarik memiliki kemungkinan lebih besar untuk diabaikan. Bagi jurnalis yang berkutat dengan huruf sepanjang waktu, visual yang menarik dalam email bisa menarik perhatian dan mendorong penulis untuk mengetahui isi email lebih jauh. Sertakan foto, logo, atau artwork karyamu di kolom body email agar setidaknya emailmu bisa menonjol dari lautan email yang menyerbu inbox para media tiap harinya.
- Siaran Pers (Press Release)
Siaran pers atau press release adalah artikel yang siap dipublikasikan mengenari karyamu. Siaran pers berfungsi sebagai pedoman dan panduan bagi penulis untuk membuat artikel tentang karya seorang musisi. Siaran pers biasanya berisi 1 – 2 halaman tentang karya musisi dan kami menganjurkan untuk membuat siaran pers yang singkat, padat, dan mengandung informasi utama saja. Hindari menggunakan bahasa yang multi interpretatif, banyak kiasan, atau hiperbola. Menonjolkan sisi positif dari karyamu boleh saja, asal dilakukan dalam porsi yang pas. Contoh kalimat yang baik adalah sebagai berikut
Lewat album baru kami, penggunaan instrumen lebih diperkaya dengan proses mixing dan mastering yang lebih baik dibandingkan dengan album sebelumnya.
Contoh kalimat yang kurang baik adalah sebagai berikut
Single ini bisa membuat para pendengarnya berada di surga. Melodi yang lembut siap menyentuh kalbu para insan muda yang haus akan musik yang bergelora.
Serahkan pada para jurnalis untuk memberikan ulasan, kiasan, metafora, analogi yang pas untuk karyamu. Karena toh, fungsi jurnalis terletak di sana. Beberapa dari karya kalian akan dibandingkan, dibedah, atau bahkan dikritik. Pada akhirnya publikasi adalah publikasi, baik atau buruk tulisan mereka pasti akan tetap membuat namamu terekspos ke ratusan dan ribuan pembaca setia media tersebut.
Tips Agar Karya Lebih Tereskpos
- Kurasi Media/Jurnalis yang Tepat
Musisi yang baik harus paham segmentasi pasar mereka. Sebagai contoh, kalau kamu musisi bergenre hip-hop, kalian bisa mengirimkan press kit ke media yang sering membahas musik hip-hop seperti RapUp, Complex, XXL, atau WorldStarHipHop di Amerika Serikat. Namun kami tetap menganjurkan kamu mengirimkan karya ke berbagai tipe media karena kenapa tidak? Bisa jadi karyamu mendapat penikmat baru dan membuka pasar baru yang belum pernah kamu coba sebelumnya.
Kamu juga bisa menawarkan kerjasama dengan media dengan membuat konten yang mereka sering lakukan seperti wawancara, live session, video highlight, dan masih banyak lagi. Beberapa media bahkan mempunyai konten nyeleneh yang bisa saja kamu coba untuk memasarkan karyamu. Kenapa tidak?
- Kirim Email Reminder/Follow Up
Setelah seminggu atau lebih tanpa kabar atau pemuatan berita akan karyamu, kamu bisa mengirimkan kembali press kit karya dengan subyek berbeda atau tambahan informasi seperti telah tersedia di layanan digital atau lain-lain. Kamu juga bisa melakukan follow up ini dengan mengirim pesan pengingat lewat media sosial media tersebut. Apabila selama lebih dari 3 minggu tidak ada tanggapan berarti dari media/jurnalis tersebut, jangan membombardir mereka dengan spam email atau pesan personal ke berbagai sosial media mereka. Kalau kamu kebetulan mengenal secara pribadi jurnalis, editor, atau penulis yang bekerja di media tersebut, tidak adal salahnya untuk menghubungi mereka. Namun tidak etis bagi kalian untuk tiba-tiba memohon agar karya kalian ditampilkan tanpa perkenalan terlebih dahulu.
Apabila lebih dari sebulan tidak ada tanda-tanda respon, ada baiknya kalian berdamai dengan fakta bahwa mungkin karya kalian memang tidak sesuai dengan segmentasi media tersebut. Hal ini bukan berarti karya kalian buruk atau tidak layak didengarkan, hanya saja tidak cocok dengan tipe pembaca dari media tersebut.
- Menggunakan Jasa Publisis/Penulis Profesional
Jika kamu tidak punya kemampuan, kesabaran, atau waktu untuk membuat email yang baik atau mengarang siaran pers yang benar, tidak ada salahnya untuk meminta bantuan dari publisis atau penulis. Jasa publisis atau penulis tentu saja berbayar, namun kalian tidak perlu lagi pusing memikirkan berbagai kontak media karena mereka pasti memilikinya. Sebagai pengingat, meskipun publisis atau penulis telah membantumu mengirimkan karya, hal ini tidak menjamin karya kalian akan termuat. Semuanya kembali lagi pada banyak faktor seperti kualitas karya, kecocokan karya dengan segmentasi pembaca, dan masih banyak lagi.
Sebagai penutup kami berharap kamu sebagai musisi yang baru merintis karir atau telah lama berkecimpung di industri musik tetap tidak menyerah apabila para jurnalis atau media tidak memperhatikan press kit atas karya kalian. Masih ada ribuan cara untuk mempromosikan musik kalian dan sementara waktu, tidak ada salahnya memperbaiki dan memperdalam pengetahuanmu tentang musik dan industrinya. Tetap semangat!